La croissance peut amener votre équipe opérationnelle à gérer une mosaïque de fournisseurs. Une entreprise entrepose les stocks, une autre gère les surplus, plusieurs transporteurs acheminent les marchandises et une équipe distincte prépare les commandes. Chaque relation a pu être justifiée au départ, mais le système combiné devient difficile à gérer lorsque les volumes augmentent ou que les priorités changent.
Les entreprises à la recherche de services d'entreposage et de logistique au Canada souhaitent souvent réduire le nombre de courriels, de contrats, de factures et de transferts. La consolidation peut apporter cette simplicité, mais changer le nombre de fournisseurs n'est qu'un début. Le modèle opérationnel doit également définir clairement les responsabilités, fournir des informations exploitables, offrir une capacité flexible et proposer une méthode pratique pour gérer les exceptions.
Les leçons les plus utiles que nous avons apprises concernent les éléments qui devraient s'améliorer lorsqu'un partenaire flexible coordonne une plus grande partie de la chaîne d'approvisionnement, ainsi que ce que votre équipe doit encore définir pour que la relation fonctionne.
Plus de fournisseurs signifie généralement plus de transferts
La pression d'un modèle multi-fournisseurs se fait souvent sentir entre les services. Un entrepôt peut effectuer la réception correctement, mais le transporteur peut ignorer quand la marchandise sera prête. Une équipe de préparation de commandes peut préparer un colis, tandis que le service à la clientèle travaille avec un inventaire obsolète. Un fournisseur de débordement peut accepter des stocks, mais personne n'a défini comment ces stocks retourneront à l'exploitation principale.
Chaque transfert soulève une question : qui est responsable de l'étape suivante ? Quel système détient les informations actuelles ? Qui doit enquêter sur un retard ? Lorsque la réponse change selon l'expédition ou l'emplacement, le travail courant commence à accaparer le temps de gestion. Le personnel passe sa journée à transférer des messages, à rapprocher des rapports, à demander des devis et à expliquer les mêmes exigences opérationnelles à plusieurs entreprises.
La première leçon consiste à mesurer le travail de coordination aussi soigneusement que les frais de service. Un tarif d'entreposage bas peut perdre sa valeur si votre équipe doit planifier manuellement chaque ramassage, rapprocher plusieurs factures ou conserver des stocks excédentaires parce que les fournisseurs ne peuvent pas consulter les mêmes prévisions. L'objectif de la consolidation est de réduire ces exigences opérationnelles cachées tout en conservant les capacités spécialisées dont votre entreprise a besoin.
Leçon 1 : Commencez par le flux de marchandises, pas par une liste de services
Le remplacement de plusieurs fournisseurs fonctionne mieux lorsque vous commencez par le mouvement des stocks, de l'arrivée jusqu'à la livraison finale. Une liste de services peut confirmer qu'un fournisseur propose l'entreposage, la préparation de commandes et le transport, mais elle ne montre pas comment ces services s'articulent au sein de votre exploitation.
Cartographiez une commande type, du rendez-vous avec le fournisseur à la réception, l'entreposage, la préparation, l'emballage, la mise en zone, la collecte par le transporteur et la livraison. Ensuite, cartographiez une commande complexe : un réapprovisionnement urgent, une expédition hors gabarit, un retour endommagé, une pointe saisonnière ou une livraison avec des exigences de site particulières. Ces parcours révèlent les transferts qui doivent être coordonnés et les exceptions qui nécessitent un responsable.
Le tableau ci-dessous montre où la consolidation devrait modifier le travail, et non simplement le nombre de contacts fournisseurs.
Un partenaire ayant accès à des solutions d'entreposage partout au Canada peut aider à relier les besoins en stocks entre les régions, mais votre plan doit tout de même identifier les installations, les services et les points de décision qui en font partie.
Leçon 2 : La consolidation nécessite toujours une responsabilité claire
Un point de contact unique est précieux car il réduit les efforts nécessaires pour obtenir de l'aide. Cela devrait également rendre la reddition de comptes plus claire. Votre équipe doit savoir qui confirme la capacité, qui réserve le transport, qui approuve les changements et qui suit une exception jusqu'à sa résolution.
Cela est important lorsque la cause d'un problème dépasse les limites d'un service. Une livraison manquée peut provenir d'une préparation tardive, de documents incomplets, d'un véhicule inadapté ou d'une restriction de rendez-vous à destination. Si chaque fournisseur n'est responsable que de sa propre tâche, le client doit enquêter sur l'ensemble de la chaîne. Un partenaire coordonné devrait être en mesure de retracer l'événement à travers l'entreposage, la manutention et services de transport, puis revenez avec une explication et la prochaine étape.
La responsabilisation doit aussi avoir ses limites. Déterminez quelles décisions le partenaire peut prendre sans approbation, quels changements nécessitent votre aval et quels problèmes exigent une escalade immédiate. Les niveaux de service doivent couvrir la communication autant que le travail physique. Un objectif de réponse, une fréquence de mise à jour et un contact de secours désigné sont particulièrement utiles lors des lancements, des promotions et des perturbations.
Leçon 3 : La flexibilité est essentielle aux limites de la demande
De nombreuses entreprises fonctionnent bien durant une semaine normale. La véritable pression survient aux extrémités : une commande entrante importante, un projet retardé, un engagement de vente au détail imprévu, un pic saisonnier ou des stocks qui doivent rester entreposés plus longtemps que prévu. Les ententes fixes obligent souvent une entreprise à payer pour une capacité inutilisée durant les périodes creuses et à chercher de l'aide en urgence durant les périodes de pointe.
Un partenaire flexible devrait vous aider à ajuster l'espace, le transport et le soutien à la manutention selon l'évolution de la demande. Un contrat mensuel d' entreposage, l'accès à plusieurs emplacements et un réseau de transporteurs plus vaste peuvent créer des options sans forcer votre équipe à chercher un nouveau fournisseur à chaque changement.
La flexibilité exige tout de même un préavis et de l'information. Partagez la fourchette entre la demande normale et la demande de pointe, et non seulement une moyenne annuelle. Définissez l'espace ou le débit supplémentaire qui pourrait être nécessaire, l'endroit où les stocks devraient être positionnés et le délai de préavis réaliste. Convenez du déclencheur pour ajouter de la capacité et des conditions pour la libérer. Cela transforme la flexibilité en un outil opérationnel planifié plutôt qu'en un achat d'urgence.
Leçon 4 : Le partage d'information assure le succès d'un partenaire unique
La consolidation des fournisseurs ne peut pas, à elle seule, corriger des données de produits incomplètes ou des instructions floues. Un partenaire unique ne peut coordonner plus efficacement les opérations que si les informations nécessaires à la prise de décision sont exactes, à jour et partagées dans un format cohérent.
Avant la transition, rassemblez les détails opérationnels que plusieurs fournisseurs détiennent actuellement dans des systèmes ou des boîtes de réception distincts :
- noms des SKU, unités de mesure, dimensions, poids et exigences de manutention;
- emplacements des stocks, propriété, définitions de statut et historique des inventaires;
- rendez-vous de réception, heures limites de commande, voies d'expédition et restrictions de livraison;
- prévisions de volume normales, de pointe et basées sur des projets;
- procédures de retour, de dommages, de pénuries et de réclamations; et
- objectifs de service, limites d'approbation, contacts d'escalade et besoins en matière de rapports.
Examinez ces informations avec le partenaire avant le déplacement des stocks ou des expéditions. Décidez quel système fera foi de vérité, comment les mises à jour seront échangées et qui est responsable de résoudre les écarts. Si votre entreprise utilise une combinaison de modèles 3PL, 4PL et 5PL, précisez quelles activités sont exécutées directement et lesquelles sont coordonnées par l’entremise d’un réseau de partenaires élargi.
Le plan de transition doit également assurer la continuité. Confirmez les soldes d’inventaire, les commandes en cours, les cueillettes prévues, les engagements envers les clients et les réclamations en suspens avant la date de changement. Maintenez une courte période de chevauchement lorsque c’est possible, avec un rapprochement quotidien jusqu’à ce que le nouveau processus soit stable. Une exploitation future simplifiée repose sur un transfert contrôlé des détails qui assurent déjà le bon fonctionnement des activités actuelles.
Bâtir une relation opérationnelle unique, pas une couche supplémentaire
La meilleure raison de remplacer plusieurs fournisseurs de logistique est de créer une chaîne d’approvisionnement plus facile à comprendre et à gérer. Avoir moins d’interlocuteurs aide, mais la plus grande valeur réside dans la prise de décisions connectées concernant l’espace, l’inventaire, l’exécution des commandes, le transport et les exceptions.
Commencez par un flux de produits, identifiez chaque transfert de responsabilité et documentez les décisions qui dépendent actuellement de votre équipe. Demandez ensuite à un partenaire potentiel de démontrer comment ces responsabilités seront coordonnées, suivies et ajustées en fonction de l’évolution de la demande. Chez Flexspace Logistics, nous offrons aux entreprises canadiennes un accès à des solutions flexibles d’entreposage, de logistique et d’exécution des commandes grâce à une relation coordonnée unique. Partagez vos emplacements, votre profil d’inventaire, vos voies d’expédition et vos plans de croissance avec notre équipe, et nous vous aiderons à déterminer quels transferts de fournisseurs devraient être simplifiés en priorité.
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