Notre engagement

FlexSpace Logistics Inc. (« nous ») respecte votre droit à la vie privée et ne vendra ni ne partagera aucun renseignement personnel que vous nous fournissez avec un tiers, sauf si vous nous donnez votre consentement préalable et conformément aux dispositions de la présente politique. Votre vie privée est protégée dans toutes vos interactions avec notre entreprise, y compris lorsque vous utilisez notre site Web à l'adresse www.flexspacelogistics.com et/ou que vous communiquez avec notre centre d'appels. Votre capacité à faire des choix éclairés concernant l'utilisation de vos renseignements est importante pour nous.

Afin de gagner et de conserver votre confiance, nous avons conçu notre politique de confidentialité de manière à respecter ou à dépasser les exigences des lois fédérales et provinciales canadiennes concernant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels.

Portée

Cette politique s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons par l'entremise de notre centre d'appels, de nos lieux d'entreposage et de notre site Web à l'adresse www.flexspacelogistics.com.

Responsabilité

Nous avons désigné un responsable de la protection de la vie privée qui est chargé de veiller au respect de notre politique de confidentialité. Les coordonnées de ce responsable figurent ci-dessous.

Finalités

Lors de la collecte de renseignements personnels, nous indiquerons la raison de cette collecte et fournirons, sur demande, les coordonnées du responsable de la protection de la vie privée qui pourra répondre à vos questions à ce sujet.

Nous pouvons recueillir divers types de renseignements auprès de vous, notamment votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, vos intentions d'achat de produits, vos interactions avec notre site Web (y compris des renseignements tels que les adresses IP, le fournisseur d'accès Internet, le type de navigateur, la langue, les heures d'accès, le site Web référent, etc.) et d'autres renseignements que vous nous fournissez.

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• pour traiter vos demandes, vous offrir un service de la plus haute qualité et comprendre vos besoins afin de mieux vous servir; par exemple, nous pouvons utiliser votre adresse courriel ou postale pour vous informer des détails de tarification ou des nouvelles fonctionnalités du programme;
• pour permettre aux établissements FlexSpace Logistics participants de vous fournir les produits ou services que vous commandez, ainsi que des renseignements concernant les offres, les promotions et les nouvelles relatives aux établissements FlexSpace Logistics participants;
• pour compiler des statistiques globales sur le nombre total de visiteurs quotidiens sur nos sites Web, les pages les plus fréquemment consultées et la durée de consultation de chaque page, ce qui nous permet de mieux comprendre les besoins de nos clients et de développer des produits et services pour y répondre;
• pour confirmer votre identité; et
• pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires.

Les renseignements personnels concernant nos clients peuvent être traités et stockés au Canada, aux États-Unis ou dans tout autre pays où nos fournisseurs de services possèdent des installations. Vos renseignements personnels pourraient donc être assujettis aux lois sur la communication de l'information en vigueur dans ces territoires, ce qui pourrait rendre ces renseignements accessibles aux autorités chargées de l'application de la loi et de la sécurité nationale de ces juridictions.

Lorsque vos renseignements personnels doivent être utilisés à une fin non identifiée précédemment, la nouvelle fin vous sera communiquée avant cette utilisation, et votre consentement sera sollicité, à moins que l'utilisation ne soit autorisée ou exigée par la loi.

Sauf indication contraire dans la présente politique, nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, à l'exception des établissements Access Storage participants et de nos fournisseurs de services aux fins décrites sous la rubrique « Limites relatives à l'utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels ».

Nous engageons parfois d'autres entreprises pour fournir des services en notre nom, comme l'hébergement de sites Web. Ces fournisseurs de services ne seront autorisés à obtenir que les renseignements personnels dont ils ont besoin pour fournir le service en question, et notre contrat avec eux exigera qu'ils assurent la confidentialité de ces renseignements.

Consentement

Vous avez le choix de nous fournir ou non vos renseignements personnels. Si vous choisissez de les partager, nous vous expliquerons pourquoi nous les recueillons. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez que nous les utilisions aux fins indiquées. À certains endroits ou sur certaines pages de notre site Web, nous vous demanderons expressément si vous souhaitez recevoir de plus amples renseignements ou être contacté par nous ou par un représentant de FlexSpace Logistics à l'avenir. Le cas échéant, nous prendrons note de vos préférences et nous nous y conformerons.

En tout temps, sous réserve des restrictions légales, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à l'utilisation de vos renseignements, nous demander de les supprimer de nos dossiers ou nous aviser si vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos renseignements à d'autres fins que celles précisées au moment où vous nous les avez fournis (voir la section « Nous joindre » ci-dessous). Les renseignements recueillis par l'entremise de témoins et de pixels invisibles peuvent ne pas être optionnels. Nous vous informerons des conséquences du retrait de votre consentement.

Limites relatives à la collecte

Nous ne recueillerons pas de renseignements de manière indiscriminée et nous limiterons la collecte à ce qui est raisonnable et nécessaire aux fins susmentionnées.

Limites relatives à l'utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels

Nous utiliserons et communiquerons vos renseignements personnels uniquement aux fins énoncées ci-dessus et tel qu'autorisé par la loi. Nous conserverons les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision vous concernant pendant au moins un an après leur utilisation, sauf si la loi permet ou exige une période différente.

Nous détruirons, effacerons ou rendrons anonymes les documents ou autres dossiers contenant des renseignements personnels dès qu'il sera raisonnable de conclure que la conservation de ces renseignements ne sert plus aux fins initiales et qu'elle n'est plus nécessaire à des fins juridiques ou commerciales. Nous ferons preuve de la diligence requise lors de la destruction de renseignements personnels afin d'empêcher tout accès non autorisé à ceux-ci.

Exactitude

Nous déploierons des efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous utilisons ou communiquons sont exacts et complets. Dans certains cas, nous comptons sur vous pour veiller à ce que certains renseignements, comme votre adresse ou votre numéro de téléphone, soient à jour, complets et exacts.

Si vous démontrez que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons au besoin. Le cas échéant, nous transmettrons les renseignements modifiés aux tiers auxquels ils ont été communiqués.

Lorsqu'une contestation concernant l'exactitude des renseignements personnels n'est pas résolue à votre satisfaction, nous annoterons les renseignements personnels sous notre contrôle en indiquant que la correction a été demandée mais n'a pas été effectuée.

Mesures de protection

Nous protégeons les renseignements personnels sous notre garde ou notre contrôle en prenant des mesures de sécurité raisonnables pour prévenir l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation, la copie, la modification, l'élimination ou les risques similaires non autorisés.

Nous prendrons des mesures raisonnables, par des moyens contractuels ou autres, pour veiller à ce qu'un niveau de protection des renseignements personnels comparable soit mis en œuvre par les établissements de FlexSpace Logistics et les fournisseurs de services qui nous aident à vous fournir des services.

La confidentialité et la sécurité ne sont pas garanties lorsque les renseignements sont transmis par voie électronique.

Accès aux renseignements

Sur demande écrite et après authentification de votre identité, nous vous fournirons vos renseignements personnels sous notre contrôle, des renseignements sur la façon dont ces renseignements sont utilisés et une description des personnes et des organisations auxquelles ces renseignements ont été divulgués. Nous rendrons les renseignements disponibles dans un délai de trente jours ou nous vous aviserons par écrit si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.

Dans certaines situations, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir l'accès à certains renseignements personnels. Cela peut être le cas, par exemple, si la divulgation révélait des renseignements personnels sur une autre personne, si les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel, si les renseignements ont été recueillis aux fins d'une enquête ou si la divulgation des renseignements révélait des renseignements commerciaux confidentiels qui, s'ils étaient divulgués, pourraient nuire à notre position concurrentielle. La loi peut également nous empêcher de fournir l'accès à certains renseignements personnels.

Lorsqu'une demande d'accès est refusée, nous vous en informerons par écrit, nous documenterons les raisons du refus et nous vous indiquerons les recours dont vous disposez.

Dispositions relatives aux employés

Chez FlexSpace Logistics, nous exigeons que les employés et les membres de l'équipe protègent la confidentialité des renseignements concernant les employés et nos clients. Ces renseignements comprennent, entre autres, les dossiers du personnel, les dossiers contractuels et les renseignements sur la sélection des produits.

Les employés et les utilisateurs doivent respecter les dispositions de la présente politique afin de 1) prévenir la divulgation de renseignements non publics sur nos clients, 2) appliquer, le cas échéant, les mesures de protection appropriées exigées par les lois ou règlements des pays dans lesquels nous exerçons nos activités et 3) soutenir les exigences en matière de confidentialité imposées à FlexSpace Logistics dans le cadre de nos relations avec nos clients.

Chez FlexSpace Logistics, nous interdisons l'utilisation de logiciels et d'équipements professionnels à des fins non professionnelles, notamment, mais sans s'y limiter, l'utilisation d'Internet, du courrier électronique, des télécopieurs, des imprimantes, des ordinateurs et des photocopieurs.

Chez FlexSpace Logistics, nous interdisons l'utilisation de logiciels et d'équipements professionnels à des fins non professionnelles, notamment, mais sans s'y limiter, l'utilisation d'Internet, du courrier électronique, des télécopieurs, des imprimantes, des ordinateurs et des photocopieurs.

En cas de violation de notre politique de confidentialité, nous vous en informerons immédiatement.

Dispositions relatives aux employés

Si vous avez des préoccupations concernant notre conformité à cette politique ou aux lois fédérales et provinciales applicables, vous pouvez les adresser à notre bureau de la protection de la vie privée à l'adresse indiquée ci-dessous. Les plaintes concernant vos renseignements personnels sont prises au sérieux et font toutes l'objet d'une enquête.

Toute demande, plainte ou question concernant la présente politique de confidentialité doit être adressée par écrit à notre responsable de la protection de la vie privée à l'adresse suivante :

Iqbal Khan,
Responsable de la protection de la vie privée, FlexSpace Logistics Inc.
100, chemin Canadian
Toronto (Ontario)
M1R 4Z5

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